7 Risiko Jika Perusahaan Menerapkan Audit Berbasis Dokumen

Auditor yang mengandalkan dokumen pengolah kata dan spreadsheet dapat dengan mudah menghadapi sejumlah risiko dan tantangan administratif. Pada artikel ini, kita akan membahas pentingnya perusahaan melakukan transisi ke audit modern yang melibatkan bantuan teknologi dan perlahan mulai meninggalkan audit manual dengan segala risikonya.

Pada tahun 80-an dan 90-an, banyak perusahaan mulai menjauh dari file audit hard copy dan kertas kerja. Salah satu alasan di balik keputusan ini adalah auditor menemukan hard copy sangat sulit bagi mereka untuk berkolaborasi dan berbagi file. Auditor kemudian mulai menggunakan dokumen pengolah kata dan spreadsheet sebagai sarana utama untuk memproses dan mendokumentasikan prosedur, hasil, dan bukti audit.

Namun, cara ini justru menimbulkan sejumlah masalah baru, seperti:

1. Informasi di Dokumen dan Spreadsheet Rentan Data Gelap

Ketika data terjebak dan terkumpul dalam dokumen, data berisiko menjadi data gelap. Misalnya, data gelap tidak mungkin untuk dicari, dirujuk, dianalisis, diekspor, dilaporkan, atau diakses di perangkat seluler. Mengakses data melalui semua tindakan ini diperlukan bagi tim audit untuk memberikan wawasan yang berharga dan mendukung pengambilan keputusan.

2. Dokumen Tidak Melindungi Integritas Data

Dalam proses audit, metadata seperti tanda centang, catatan tinjauan, komentar auditor, dan tautan referensi antar dokumen disematkan dalam file. auditor dihadapkan pada risiko integritas data yang signifikan.

Harap dicatat bahwa dokumen tidak dapat menegakkan integritas referensial, karena beberapa pengguna dapat mengakses, akurasi dan konsistensi data dapat terus berubah.

3. Sulit Menjaga Hubungan Data dan Informasi

Dokumen bukan database, sangat sulit bagi auditor untuk menjaga hubungan informasi antar data dalam file yang berbeda. Hyperlink atau fitur dalam dokumen lain tidak dapat diandalkan.

Selain itu, sistem yang memiliki beberapa dokumen berbeda tetapi saling berhubungan oleh referensi seperti hyperlink, rentan terhadap kehilangan data baik karena rusak, diedit oleh pengguna yang berbeda, atau relokasi yang menyebabkan tautan referensi rusak. Ini akan mengakibatkan kinerja tertunda karena kekacauan dalam dokumen.

4. Mengekspor dan Mengarsipkan Data Audit Di Luar Dokumen Menjadi Tidak Mungkin

Informasi hyperlink di dalam dan di antara dokumen atau biasa disebut deep linking, membutuhkan metadata untuk disematkan dalam dokumen, dengan referensi disimpan dalam sistem perangkat lunak. Dengan kata lain, ada beberapa dokumen yang isinya saling bergantung. Hal ini akan mempersulit dokumen untuk diekspor atau diarsipkan untuk cadangan, karena jika hanya mengekspor salah satu dokumen, isi dokumen akan menjadi error, selain itu dokumen lain sebagai pemasok informasi juga akan dikecualikan.

5. Roll Forward Audit Harus Dilakukan Secara Manual

Ketika dokumen audit dibuka dan diproses menggunakan dokumen tersebut, pengguna tidak mungkin dapat memperbaruinya secara otomatis. Ketika auditor menggunakan dokumen, pembaruan harus dilakukan secara manual untuk menghindari tidak menentu. Akibatnya, waktu berharga Anda terbuang percuma.

6. Rentan Mengalami Konflik Versi Perangkat Lunak dan Kesulitan Peningkatan

Seiring waktu, Microsoft Office dan perangkat lunak pengedit dokumen mengalami pembaruan yang berkontribusi pada perubahan format file. perangkat lunak kompatibilitas Hal ini kemudian menciptakan kondisi di mana Microsoft Office telah ditingkatkan memaksa perangkat lunak audit peningkatan atau mengubah metadata yang diperlukan, tetapi memiliki risiko terhadap integritas.

7. Memerlukan Tanggung Jawab Pemeliharaan

Membuat dan mengelola dokumen dengan metadata memerlukan investasi dalam ruang penyimpanan data dengan plugin browser web yang kompleksNamun, karena dihosting secara individual dan lokal, aplikasi ini menjadi beban bagi tim TI yang harus selalu memeriksa dan meningkatkan instalasi, dan siaga untuk menangani berbagai masalah kompatibilitas yang muncul.

Akhir Kata

Itulah Artikel “7 Risiko Jika Perusahaan Menerapkan Audit Berbasis Dokumen“, Semoga bisa menambah wawasan kalian yah.
Jangan Lupa untuk share ke teman kalian dan kerabat kalian, agar mereka juga ikut mendapatkan Wawasan Terbaru juga.
Jika Ada kekurangan atau kritik dan saran jangan sungkan untuk komentar yah, karna itu sangat membantu kami untuk menjadi lebih baik lagi.